按計(jì)劃行事制訂活動(dòng)統(tǒng)籌安排時(shí)，要拿出日歷，從活動(dòng)舉辦日期之前開始計(jì)劃起，規(guī)定何時(shí)完成何事。近乎失敗的活動(dòng)事例不勝枚舉。有一次活動(dòng)中，活動(dòng)安排表與標(biāo)牌到了后時(shí)還在進(jìn)行變更，而且沒有及時(shí)送到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng);另一次活動(dòng)中，活動(dòng)安排表已經(jīng)發(fā)下去，宣傳插頁才剛剛送達(dá);還有一次活動(dòng)中，印有活動(dòng)標(biāo)記的T-恤拿到現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)候竟是剛剛從廠下線的——包裝盒打開后還依然散發(fā)著印刷時(shí)留下的蒸汽。所有這些細(xì)節(jié)都會(huì)令活動(dòng)嘉賓感到活動(dòng)的組織毫無條理性。凡此種種，只說明了一點(diǎn)：活動(dòng)策劃不周、協(xié)調(diào)不力設(shè)置嚴(yán)格的截止時(shí)間活動(dòng)要素中必須設(shè)置嚴(yán)格的截止時(shí)間，否則，你將突然領(lǐng)略多米諾骨牌效應(yīng)的威力。原本一件不起眼的小事，卻會(huì)產(chǎn)生難以想象的重大影響。一次籌款活動(dòng)中，組織方在后關(guān)頭決定改變座位的安排次序，導(dǎo)致自己沒有時(shí)間來進(jìn)行后的檢查。結(jié)果是漏洞百出，場(chǎng)面尷尬：同一張桌子安排給了兩家贊助商，結(jié)果不得不為他們?cè)侔才帕硪粡堊?，而到?chǎng)的重要嘉賓只得站著等。由于沒有規(guī)定要準(zhǔn)備額外的桌布和擺飾，這張桌子和其他桌子相比，就難免顯得另類。后時(shí)刻改變座位安排，自己就不會(huì)有足夠的時(shí)間核查自己對(duì)座位次序安排所做的調(diào)整。提前做好一切基工作在與客戶、供應(yīng)商以及一線策劃人員進(jìn)行前期會(huì)面之前，就應(yīng)該將一切都安排妥當(dāng)。前期會(huì)面按照計(jì)劃應(yīng)該安排在設(shè)備的搬入和安裝之前進(jìn)行，以便所有的參與者都有時(shí)對(duì)相關(guān)細(xì)節(jié)做后的檢查，找出本來可以預(yù)見到，但由于物流方面的疏忽所導(dǎo)致的一些紕漏。你希望活動(dòng)當(dāng)天所有人都有良好的精神風(fēng)貌，處于佳狀態(tài)，發(fā)揮出好水平，功地協(xié)調(diào)和執(zhí)行活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)，你不希望他們到了后關(guān)頭還在四處張羅本該早已做好的基礎(chǔ)工作。